“仕事ができる人””できない人”何が違う？仕事を効率化させるアイデア10選！

作業が思うように進まなくて、毎日遅くまで残業している・・・現在、そんな状況の社会人が多いのではないでしょうか。

残業ばかりだと、精神や体力が削られて憔悴していってしまいますよね。

今回はそんな状況を改善するべく、無駄を省いて仕事を効率化させるアイデアをご紹介します。

ぜひアイデアを取り入れ、”できる人”を目指しましょう。

仕事を効率化させるアイデア10選

仕事を効率化させる方法を、10個に厳選して解説しています。

すぐに取り入れられるものが多いので、試してみてくださいね。

①ツールの有効活用

まずは、仕事で役立つツールを取り入れてみましょう。

ツールには、以下のような種類があります。

• コミュニケーションツール
• タスク管理ツール
• ペーパーレス化ツール

コミュニケーションツールには、チャットワークやslackなどがあげられます。

ビデオ通話やファイルの送付も可能で、連絡や伝達がスムーズに。

チャットワークは、KDDI株式会社や大日本印刷株式会社などの大手企業も取り入れています。

タスク管理ツールには、Backlogやサイボウズなど。

アプリでの利用もOK。

タスクやプロジェクトが一目でわかり、共有することで他の人の抱えているタスクも見ることができます。

名刺も管理できるものだと、非常に便利です。

ペーパーレス化ツールは、セキュアSAMBAなど。

請求書や契約書などの書類をクラウドで管理し、やり取りができます。

紛失の恐れがない上、紙やインク代などのコストカットにも。

どのツールも、取り入れることができれば作業効率が一気にUPします。

積極的に取り入れてみてはいかがでしょうか。

②タスクの優先順位づけ

タスクの把握と、優先順位付けは作業効率に大きく影響します。

朝、今日やるべきタスク（ToDo）を洗い出します。

タスクにはそれぞれ優先順位を付け、緊急度と重要性の2つを重視してマトリクスを作りましょう。

やるべきことが視覚化されるため、効率的に作業を進めることができます。

モチベーションを高めるために、得意な作業からやるという手も。

また、時間帯や曜日によってパフォーマンスは変動します。

自身のパフォーマンスを振り返り、作業に見合った時間を見極めると良いでしょう。

あらかじめ先輩や上司と共有をし、組織から見た優先順位を把握しておくことも大切です。

③整理整頓

作業を効率的に進めるためには、集中して行うことが重要です。

そのためには、日頃から集中できる環境を整えておく必要があります。

書類や道具を探している時間や移動している時間は、何よりも無駄。

いらないものは早めに処分をして、整理整頓をしておきましょう。

厚生労働省では、生産性と効率アップのため、以下の5Sが推奨されています。

1. 整理：いるもの、いらないものを区別して、いらないものを撤去すること
2. 整頓：「必要な時」「いつでも」「すぐに使える状態で安全に取り出せるように」ものを置くこと
3. 清掃：ゴミなし、汚れなしの状態にしておくこと
4. 清潔：常に清掃が徹底されていること
5. しつけ：決められたことが守られること

まずは所有物と必要数をリストアップし、明確化するように心がけましょう。

その後不用品を、適切な方法で処分。

全ての物に定位置を決めて、頻繁に使うものはすぐ手の届くところに置くとGOOD。

仕事の生産性を上げるために、定期的な整理整頓は必須です。

④全体を見据える

仕事が思うように進まない人には、完璧主義で作業をする、という共通点があります。

1つ1つのクオリティを最初から完璧にするのではなく、まずは最後まで仕上げることが大切です。

最初は80%のクオリティで、荒削りでOK。

仕上げた後に、上司や先輩にチェックをしてもらい細かい部分を修正していきましょう。

また、仕事にかかる時間が想定より多いと感じる方は、まずは5分だけ作業をするのがおすすめ。

作業にかかるボリュームを把握しておくことで、全体の進行スケジュールも正しく管理することができます。

⑤終了時間を決めておく

作業全てに、終了時間を決めておくと効率的です。

それぞれにかかる時間を把握して、終了時間に合わせるように意識をしましょう。

残業前提で作業をしないよう、くれぐれも注意してください。

時間管理は、細かくしすぎないのがコツ。

30分〜1時間単位で決めておくことで、過度なストレスとプレッシャーを防ぎます。

それぞれの作業にかかる時間を、後からメモしておくとGOOD。

また、時間には余裕をもち、トラブルや修正があった時でも迅速に対処できるようにしておきましょう。

⑥作業の適量を見極める

人手不足の時は、どうしても1人1人の作業が多くなってしまうもの。

しかし、1日でできる作業量には限界があります。

断りきれずに大量の作業を抱えてしまうと、キャパオーバーになって非効率。

自分ができる適量を見極め、他の人を頼るようにしましょう。

その作業が得意な人であれば、なおGOOD。

また、上司との報告・連絡・相談は欠かさずに。

上司が把握していることで、適切な指示を出して手を差し伸べてくれます。

今の作業の量や進捗をこまめに伝えれば、他の人に分配したり効率的なやり方を教えてくれたりするでしょう。

⑦テンプレート・マニュアルの製作

よく行う作業であれば、流れをマニュアルにしたり、テンプレートを作ったりしてみてはいかがでしょうか。

中でも、ビジネスでよく活用するのがエクセルやワード。

ワードは、数パターンテンプレートを作っておくと非常に楽です。

エクセルでは、マクロを組んで自動化できるとGOOD。

メールの送受信やシートのまとめ、グラフ化など様々なシーンで活躍します。

また、ショートカットキーを覚えておくと作業効率がUP。

以下のショートカットキーは、マストで覚えておくと良いでしょう。

• ctrl＋C：コピー
• ctrl＋X：切り取り
• ctrl＋V：貼り付け
• ctrl＋A：すべて選択
• Prt Sc：スクリーンショット
• Alt＋D：アドレスを選択
• Alt＋Tab：ウィンドウの切り替え
• Alt＋スペース＋M＋方向キー：ウィンドウの移動
• Windows＋E：エクスプローラ起動

ショートカットキーを駆使すれば、PC操作をより快適にすることができます。

⑧仕事ができる人を観察してみる

職場にいる仕事ができる人を、観察してみるという手もあります、

仕事ができる人は総じて、判断を下すことやレスポンスが早いです。

また、コミュニケーション能力が高く、協力して周りと円滑して作業を進められるという共通点も。

そんな仕事ができる人が、普段どのような行動を取っているか意識してみると良いでしょう。

朝の時間は何をしているか、作業はどうやって進めているか、ツールは何を使っているかなど。

直接聞いてみてもOK。

行動1つ1つを真似していけば、気付いたら大幅に作業効率を上げることができるでしょう。

⑨テレワークを積極的に活用

管理者向けの、作業効率を上げる方法です。

昨今はコロナの異郷で、テレワークが多くの企業に導入されるようになりました。

テレワークは、通勤時間をカットすることでより多くの時間を有効に活用できます。

また、通勤の手間がないところもストレスフリー。

ワークライフバランスが良くなり、社員のモチベーションや集中力が必然的に高まります。

PCでできる作業であれば、テレワークで進めていくと効率的と言えるでしょう。

⑩PCの設定を変更する

PCの設定を整えておくと、より早く作業をすることができます。

例えば、スタートアップの無効化。

パソコンを立ち上げた時に、自動的に起動するソフトの設定を変更します。

手順は、「設定」→「アプリ」→「スタートアップ」→「無効にする」。

また、キーボードの設定を変更するのも有効的。

「キーボード」→「文字の入力」→「表示までの待ち時間」→カーソルを1番右にすると、文字の反映速度がUP。

他にも、定期的にドライブを最適化させることで、処理速度を回復させることが可能です。

長時間PCを使用する場合、このような少しの差が大幅な時間短縮に繋がります。

簡単な作業でぐっと効率が良くなるため、設定を調整しておきましょう。

仕事を効率化させるアプリ5選

ここからは、仕事の効率化に役立つアプリをご紹介していきます。

様々なアプリがある中、5つに厳選しているのでぜひ参考にしてみてくださいね。

Google ToDo

Googleのタスク管理アプリです。

Googleアカウントを使用することで、無料で利用できます。

PC、スマホ、タブレットなど様々なデバイスで共有が可能であり、Gmailやカレンダーとの連携もOK。

通知を設定することで、タスクの期限も忘れずに管理することができます。

さらにGoogleチャットを使用すると、タスクを他の社員と共有できるため非常に便利。

タスク管理の定番アプリと言えるでしょう。

Microsoft ToDo

Microsoftのタスク管理アプリです。

シンプルかつ、直感的に操作できるところが特徴的。

オンラインで共有することができるため、仕事はもちろんプライベートでの活用も。

タスクにファイルの添付もOK。最大25MBまでのファイルを添付できます。

さらに、過去のタスクを集計し、今日やるべきタスクを自動的に提案してくれるサジェスト機能が便利です。

タスクの追加し忘れも、防ぐことができるでしょう。

Eight

Eightは、名刺を管理するアプリです。

名刺をスキャンするだけで、紙の名刺やオンライン名刺などを保存・管理することができます。

名前や日付順で並べられ、検索も簡単です。

また、アプリで繋がった相手が転職や精進で名刺が変わった場合、通知が届く仕様も。

ビジネスに便利な、SNS機能もあり。

さらに、自分の名刺をスキャンすると、AIを通じて自分だけのキャリアプロフィールが作成されます。

人脈やスキル、職歴が一目でわかり快適な上、他社の求人やキャリア情報も閲覧可能。

キャリアプロフィールの公開で、企業からスカウトが届くこともあります。

転職する際にも、有効活用することができるでしょう。

EverNote

メモアプリとして、非常に人気の高いアプリです。

ノートやスケジュール、タスクの機能が利用可能。

画像や音声、PDFなど様々なファイルを保存することができます。手書きメモのスキャンもOK。

テンプレート機能があり、見やすくまとめることができます。

また、ダークモードで目の負担も軽減。

パスコードロックを設定すれば、セキュリティ面も安心です。

様々なファイルやテキストをまとめて管理できるため、やることが明確になり、ビジネスに役立てることができるでしょう。

DropBox

DropBoxは、ファイルやデータをまとめることができるアプリです。

登録ユーザーは、なんと7億人以上。

使いやすさはもちろん、セキュリティやプライバシー面でも高く支持されています。

バックアップやフォトライブラリ、大量のドキュメントなどを一箇所にまとめて、ビジネスで活躍すること間違いなし。

ZoomやSlackなど、他ツールとの連携でより便利に使用することができます。

有料のプランでは、容量が最大3TBに。

ファイルの管理アプリとして、持っていて損はないと言えるでしょう。

NewsPicks

NewsPicksは、様々な情報を手に入れられるニュースアプリです。

“経済を、もっとおもしろく。”がコンセプトであり、経済のニュースがメイン。

国内ニュースの他、厳選した海外メディアのニュースを翻訳して読むことができます。

経済の専門家が、ニュースをわかりやすく解説。

ビジネスパーソンや、就活生は必見です。

また、イラストや動画でニュースが見やすくなっているところがGOOD。

動画コンテンツは、なんと350本以上も。

さらにNewsPicksオリジナル記事は7,500本以上あり、見ごたえ抜群です。

話題作りはもちろん、就職や転職、キャリア形成など多様な場面で役立つアプリだと言えるでしょう。

仕事を効率化させるアイデアについてのまとめ

いかがでしたか？

今回は、仕事を効率化させるアイデアについて解説しました。

すぐに取り入れられるアイデアが多いため、早速今日から実践してみましょう。

また、それでも上手くいかない場合は仕事が合っていない可能性も。

そんな時はGyoutenの転職サービスを使い、自分に合った仕事を見つけてみることをおすすめします。